سه برابر کردن کارآیی فردی
ایا تا به حال این را تجربه کردیدکه
به یک هفته از کارتان نگاهی بیاندازید و بگید که اصلا از مقدار کاری که انتظار
داشتید در آن هفته انجام بدهید چیزی را انجام نداده اید؟ در زمان ساخت یک شغل موفق
یا یک کسب و کار برای خودتان ، زمان تان شاید باارزش ترین دارایی شما می باشدو
درآمد شما نیتجه مستقیم این است که چه جوری وقت تان را مصرف می کنید.شما نمی
توانید بیشتراز مقداری که زمان در اختیاردارید، خریداری نماییدو ساعت همیشه در حال
تیک زدن است چند سال قبل من یک سیستم ساده ایی را کشف کردم که به من این امکان را
داد که بتوانم تا حدود سه برابر کارآیی فردی خودم را افزایش دهم و در این مقاله می
خواهم که چند تا از این ایده های کاربردی را که شما می توانید برای افزایش کارآیی
خودتان بدون اینکه سخت تر کار نمایید ، به اشتراک بگذارم
ریزعملکرد زمانی خودتان را ثبت نمایید
اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان تان این است که بفهمید واقعاً زمان خودتان را الان چگونه می گذرانید. ثبت ریز عملکرد یکی از موثرترین کارهایی است که می توانید برای این منظور انجام دهید. شما خیلی سریع به این دیدگاه می رسید که زمان شما واقعاً دارد به کجا می رود. کارواقعی ثبت و اندازه گیری این است که آگاهی شما را به عادت های ناآگاهانه تان افزایش می دهدو شما امکان بررسی موشکافانه و تغییر آنها را خواهید داشت.
نحوه نوشتن ریز عملکرد براساس ساعت هم به این صورت است که در طول روز هر زمان که یک فعالیت یا کار را شروع و یا متوقف می کنید زمان آنرا ثبت می کنید می توانید با استفاده از یک ساعت کورنومتر این کار را انجام دهید و این کاررا می توانید تنها برای ساعت های کاری یا برای کل یک روز انجام دهیدو در پایان روز، قسمت های زمانی صرف شده را دسته بندی نمایید و این که چند درصد از زمان شما صرف چه کاری شده است را پیدا کنید. اگر شما این کارها رابرای یک هفته انجام دهید و درصد کل زمانی که برای هر فعالیت ، صرف کردید را می فهمید و تا انجایی که می توانید جزییات بیشتری را ثبت نمایید . یادداشت نمایید که چند ساعت برای ایمیل وقت گذاشته اید ، خواندن روزنامه ، وبگردی ، تماس های تلفنی ،غذا خوردن ، حمام رفتن و غیره . اگر شما از صندلی خود بلند شوید احتمالا به معنی این است که شما نیاز داردی که آنرا به عنوان یک آیتم در دفترچه زمانی خود ثبت نمایید من معمولاً به تعداد 50 تا 100 آیتم برای هر روز برای ثبت رسیدم .
شما به احتمال زیاد از این کشف خود که تنها درصد بسیار کمی از زمان کاری تان را برای آنچه که آنرا کار واقعی می نامید ، صرف می کنید شگفت زده خواهید شد. تحقیقات نشان م یدهد که به صورت متوسط یک کارمند اداری تنها یک و نیم ساعت به صورت واقعی کار می کند. باقی زمان ها را برای ارتباطات اجتماعی ، قهوه خوردن ، غذا خوردن ، در گیر شدن به گفتگوهای غیر کاری ، ورق زدن کاغذها و انجام بسیاری از کارهایی که اصلاً جزو وظایف فرد نیست ، خرج می کند. یک کارمند اداری معمولی حتی کار را تا ساعت 11صبح شروع نمی کندو ساعت سه ونیم بعداز ظهر را خاتمه می دهد.
نتایج خود را بررسی کنید
اولین باری که من ریزعملکرد خود را ثبت نمودم تنها 15 ساعت از 60 ساعت وقتم را که در طول یک هفته در دفتر کارم بودم را واقعاً کار کرده بودم اگر چه این میزان عملکرد من دو برابر یک متوسط کاری یک کارمند اداری بود با این وجود من از نتایجی که می خواستم دور بودم پس مابقی 45 ساعت وقتم کجا رفته بودند؟ دفتر ثبت عملکردم این را به من نشان می داد. به من نشان می داد که ساعت هایی که به هدر رفته بود اغلب صرف چک کردن ایمیل ، یک وسواس شدید برای کامل کردن کارهایی که اصلا نیاز به انجام آنها نبود، خواندن مکرر اخبار ، صرف وقت زیاد برای ایمیل ها ،غرق شدن در وقفه های غیر قابل جلوگیری شدن و غیره ،شده بود.
محاسبه نسبت کارآیی فردی
وقتی که من فهمیدم که از 60ساعتی که در دفتر کارم بودم تنها 15 ساعت را واقعاً کار کردم شروع کردم به پرسیدن سوال های جالبی از خودم ، درآمد من و حس کامل کردن کارمن ، دقیقا به این 15 ساعت ارتباط داردنه به مدت زمانی را که در دفترم گذراندم ، بنابراین تصمیم گرفتم که درصد کارایی خودم را ثبت کنم که این برابر بود زمان واقعی کار من برحسب ساعت تقسیم بر کل ساعت هایی که من در دفتر کارم بودم که برابر بیست و پنج درصد بود که برای من واقعاً این میزان آزار دهنده بود و همچنین فهمیدم که خیلی احمقانه است که ساعت های بیشتری را اینجوری کار کنم .
این هم فرمول محاسبه :
درصد کارآیی = ساعت های کارواقعی تقسیم بر کل ساعت های صرف شده در محل کار
ساعت های کاری خود را برای مجبور کردن خود به کارآیی بیشتر ، کاهش دهید .
حتی اگر
شما تلاش کنید تا خود را منظم به انجام کارهایی نمایید که به صورت واقعی انگیزه
ایی برای انجام آن ندارید ، به احتمال خیلی زیاد شکست خواهید خورد.اینها هم نتیجه
ایی بود که من وقتیکه خودم را موظف به کارکردن سخت تر کرده بودم ،تجربه کردم در
حقیقت تلاش برای سخت کار کردن ، انگیزه را از من گرفته بودو سبب گردیده بود که
درصد کارآیی من حتی پایین تر هم بیاید . بنابراین من ناخودآگاه تصمیم گرفته بودم
که یک مسیر خلاف آن را امتحان کنم . روز های بعد تصمیم من برآن بودکه کلاً 5 ساعت
از روز را در دفتر کارم باشم و مابقی روز را به هیچ عنوان کار نکنم. با این کار
چیزهای جالبی رخ داد که مطمئناً شما هم می توایند حدس بزنید. مغزمن این پیام را
گرفته بود که زمان کارکردن یک کالای کمیاب و باارزش است به خاطر اینکه من تقریباً
تمام 5 ساعت کاری را کارمی کردم و درصد کارآیی من با بالای 90 درصد رسیده بود.
من به مدت یک هفته این تست را انجام
دادم و به نتیجه 25 ساعت کار واقعی در 30 ساعتی که در دفتر کارم گذرانده بودم
رسیدم که درصد کارآیی آن بالای 80 درصد بود . به این ترتیب من توانسته بودم که
زمان کاری در یک هفته خودم را به 30ساعت کاهش دهم و همچنین 10 ساعت کارواقعی بیشتر
از گذشته را تجربه کنم. اگر
دفتر ثبت ریزعملکرد شما این را نشان
می دهد که عملکرد شما رو به کاهش است به صورت خیلی سختگیرانه ایی سعی کنید که
میزان ساعت کاری در طول روز خود را به شدت کاهش دهیدو نگاه کنید که چه اتفاقی می
افتد. یکبار که مغر شما این را درک کند که زمان کارکردن ، یک چیز نادر و کمیاب است
شما به صورت ناگهانی خیلی کارآمدتر فعالیت خواهید کرد به دلیل اینکه مجبورید. وقتی
که شما محدودیت های زمانی سختی را دارید همیشه راهی را پیدا خواهید کرد که بتوانید
کار را درآن زمان به اتمام برسانید. اما وقتی که تمام وقت دنیارا دراختیاردارید
ناکارآمد بودن بسیار آسان خواهد بود.
آرام آرام ساعت های کاریتان را با حفظ نقطه اوج کارایی تان افزایش دهید.
در طول چند هفته من قادر بودکه کارآیی خودم را در حالیکه به صورت آرام زمان حضورم را در دفترم افزایش می دادم ،را بالای 80 درصد افزایش دهم . من این نحوه کار کردن را برای سالهاست که در خودم حفظ کردم و به صورت کلی 40 ساعت کارواقعی را در طول یک هفته که 45 ساعت را دردفتر کارم حضور دارم، انجام می دهم اگر بخواهم که بیشتر از این میزان کار کنم آنوقت کارآیی من خیلی سریع کاهش می یابد. نکته جالب اینجاست که این سیستم به من اجازه بهینه کردن کارآیی ام در کارکردن را داد در حالیکه یک تعادل چشمگیر در سایر زمینه های زندگی هم برایم به ارمغان آورد. خیلی سخت بود که من توانستم بااستفاده از این روش کارآیی تجاری خودم را به سه برابر برسانم و همچنین کلی زمان برای انجام سایر علایق شخصی خودم داشته باشم .
ثبت ریزعملکرد یک انتخاب هوشمندانه برای اینکه به صورت مطمئن کارآیی خود را بدون اینکه ساعت های کارخودتان را افزایش دهید، می باشد. اما نیاز است که ثبت ریزعملکرد هر چند وقت یک بار انجام دهید تا از فواید آن بتوانید بهره ببرید. من این کار را برای مدت یک هفته هر سه یا 6 ماه انجام می دهم و در طول سالها ، برای من یک تغییر فوق العاده در پی داشته است وهمیشه یک تشخیص جدید به من داده است . اگر من ماههای زیادی را بدون ثبت عملکرد طی کنم کارآیی ام با شیب آرامی کاهش می یابدو من در دام عادت های ناخودآگاه اتلاف وقت گرفتار می شوم . شما هم احتمالاً به این نتیجه رسیده اید که کارآیی شما بستگی بسیار زیادی به این دارد که در طول مدت حضور در محل کارتان ، چقدرکارواقعی انجام می دهید. اگر کارآیی شما خیلی کمتر از میزانی است که شما انتظارش را داشتید بنابراین آگاهی تان را با ثبت ریزعملکرد خود ،افزایش دهید میزان کارایی تان را اندازه گیری نمایید و سپس کارآیی تان را بهینه نمایید تا به کارآیی مورد نظر شما ارتقا پیدا کند. ثبت ریزعملکرد تان یک فعالیت اهرمی بسیار قوی است که زمان بسیار کمی و تلاش کمی برای اجرا می خواهد اما سود بسیار زیادی را در بلند مدت برای شما در پی دارد.
